Explicación del expediente electrónico: todo lo que debes saber

¿Qué se entiende por expediente electrónico?

El expediente electrónico, también conocido como expediente digital, es una herramienta de gestión de expedientes que permite potenciar los procesos, administrar el acceso a la información y digitalizar los archivos originales, creando un stock documental, evitando las copias redundantes, minimizando la cantidad de papel a archivar y estableciendo un relacionamiento más eficaz entre los organismos del Estado.

Beneficios del expediente electrónico

El expediente electrónico ofrece una serie de beneficios tanto para la administración pública como para la ciudadanía en general. Algunos de los beneficios más destacados son:

• Transparencia y acceso: aumenta la transparencia de las actuaciones de la Administración Pública y potencia el acceso a la información. En todo momento permite conocer la ubicación actual del expediente, quién lo está trabajando y la última fecha de pase.
• Eficiencia y eficacia: se optimizan los tiempos de procesamiento y respuesta a la ciudadanía. El pasaje de una oficina a otra del expediente en formato digital es inmediato. A su vez, permite identificar claramente el trabajo realizado y lo que está pendiente, colaborando en la distribución de las tareas dentro de cada oficina.
• Seguridad: mayor seguridad en el intercambio de la información. Solo las personas autorizadas pueden acceder al expediente. Respaldo automático de los documentos, protección de datos sensibles y clasificación de expedientes de acuerdo a la Ley N° 18.381 de Acceso a la Información Pública.
• Disminución de costos: el contenido del expediente está disponible en formato digital y se reduce el uso del papel a los casos estrictamente necesarios. Además, se genera un ahorro de costos en traslados del expediente, ya que la información se envía de una oficina a otra de forma digital.

Herramientas disponibles en Uruguay

En Uruguay existen varias empresas que han desarrollado herramientas de gestión de expedientes, dentro de las cuales las siguientes cumplen con el marco técnico definido por Agesic al cierre del primer semestre del 2022:

• Apia
• Documentum
• Gex
• Integradoc

Recomendaciones para lograr una implantación exitosa

La implantación de un sistema de expediente electrónico es necesario abordarlo desde un enfoque sistémico, considerando las personas que se verán impactadas por el cambio y los procesos que serán modificados, tomando el proyecto como una buena oportunidad de revisión y simplificación.

Un requisito previo a la implantación es el relevamiento de las capacidades organizacionales y tecnológicas del organismo y, en caso de ser necesario, desarrollar un plan de alfabetización digital previo al inicio del proyecto.

En el marco de la implementación del expediente electrónico, es importante considerar las siguientes recomendaciones:

• Definir claramente los objetivos y alcances del proyecto.
• Realizar un análisis y diseño de los procesos involucrados en la gestión de expedientes.
• Establecer una buena comunicación con todas las áreas involucradas y capacitar al personal en el uso de la herramienta.
• Realizar pruebas piloto antes de la implementación a gran escala.
• Garantizar la seguridad y protección de los datos almacenados en el expediente electrónico.
• Monitorear y evaluar constantemente el funcionamiento del sistema para realizar mejoras y ajustes necesarios.

En resumen, el expediente electrónico es una herramienta fundamental para la gestión de expedientes en la administración pública. Su implementación permite optimizar los procesos, mejorar la transparencia y acceso a la información, aumentar la eficiencia y eficacia en la respuesta a la ciudadanía, garantizar la seguridad de los datos y reducir costos. Es importante abordar la implantación de forma sistémica, considerando los aspectos técnicos, organizacionales y de capacitación del personal.

¡Espero que esta información te haya sido útil! Si tienes alguna pregunta o duda sobre qué se entiende por expediente electrónico, no dudes en dejarnos un comentario. Estaremos encantados de ayudarte. ¡Hasta pronto!