Guía para encontrar un número de expediente en GDE

¿Cómo buscar un número de expediente en GDE?

Para buscar un número de expediente en GDE (Gestión Documental Electrónica), es necesario dirigirse a la solapa de "Consulta" de cada módulo. Si deseas obtener más información detallada sobre este procedimiento, se recomienda leer el manual de "Consulta de documentos y expediente electrónico".

Preguntas frecuentes sobre GDE:

Pregunta: ¿Puedo acceder al sistema desde mi domicilio?

Respuesta: Sí, es posible acceder al sistema desde el domicilio y operar de manera remota a través de un navegador de internet. Se recomienda utilizar Mozilla Firefox como navegador.

Pregunta: ¿Qué sucede con la información si tenemos problemas de conexión?

Respuesta: Si hay problemas de conexión, como en casos de mantenimiento o reparación del sistema, se perderán los últimos cambios que no se hayan guardado. El sistema no permite recuperar lo que no se haya guardado previamente.

Pregunta: ¿Qué sucede con mis tareas pendientes si me ausento del trabajo por vacaciones o un periodo de enfermedad?

Respuesta: En caso de licencias programadas, se recomienda... (continuar la respuesta)

Pregunta: ¿Cómo busco los documentos que confeccioné si no guardé el número de registro?

Respuesta: Para buscar un documento que hayas confeccionado pero no guardaste el número de registro, debes dirigirte a la solapa de "Consulta" en GDE y utilizar los filtros de búsqueda disponibles. Puedes buscar por diferentes criterios, como el nombre del documento, la fecha de creación, el asunto, entre otros. Si no recuerdas ningún dato específico, puedes intentar buscar por palabras clave relacionadas al documento que buscas.

Pregunta: ¿Cómo le envío un documento a un agente externo que no tiene usuario?

Respuesta: En GDE, tienes la opción de enviar un documento a un agente externo que no tiene usuario en el sistema. Para hacer esto, debes utilizar la funcionalidad de "Envío Externo" del sistema, donde podrás ingresar los datos del destinatario externo y adjuntar el documento que deseas enviar. Una vez realizado el envío, el agente externo recibirá un correo electrónico con un enlace para acceder al documento.

Pregunta: ¿Cómo hago el seguimiento de un documento que creé o en el que participé?

Respuesta: Para realizar el seguimiento de un documento en GDE, debes dirigirte a la solapa de "Consulta" y utilizar los filtros de búsqueda para encontrar el documento en cuestión. Una vez encontrado, podrás ver el estado actual del documento, las acciones realizadas sobre él y las personas que han participado en su tramitación. También es posible recibir notificaciones sobre cambios o actualizaciones en el documento a través del sistema.

Pregunta: ¿Cuál es la diferencia entre archivo embebido y archivo de trabajo?

Respuesta: En GDE, el archivo embebido se utiliza para adjuntar documentos o archivos relacionados al expediente, como por ejemplo, informes, imágenes, entre otros. Estos archivos forman parte del expediente y son visibles para todas las personas usuarias que tengan acceso a él. Por otro lado, el archivo de trabajo es un archivo temporal que se utiliza para realizar modificaciones o ediciones en el documento. Este archivo no forma parte del expediente y solo es visible para la persona usuaria que lo está editando.

Pregunta: ¿Cómo se vinculan documentos a un expediente electrónico de manera definitiva?

Respuesta: Para vincular documentos de manera definitiva a un expediente electrónico en GDE, debes utilizar la función de "Vinculación Definitiva" del sistema. Esta función te permitirá seleccionar los documentos que deseas vincular y asignarlos al expediente correspondiente. Una vez realizada la vinculación definitiva, los documentos formarán parte del expediente y no podrán ser modificados ni eliminados sin previa autorización.

Pregunta: ¿Cómo buscar un documento/expediente?

Respuesta: Para buscar un documento o expediente en GDE, debes dirigirte a la solapa de "Consulta" de cada módulo del sistema. En esta sección, encontrarás diferentes opciones de búsqueda, como filtros por fecha, asunto, número de expediente, entre otros. Utiliza los filtros que consideres necesarios para encontrar el documento o expediente que estás buscando. También puedes utilizar palabras clave relacionadas para realizar una búsqueda más específica.

Pregunta: ¿Cómo se distinguen los distintos roles o jerarquías dentro del sistema?

Respuesta: En GDE, los distintos roles o jerarquías dentro del sistema se distinguen a través de los permisos y las funcionalidades que tienen asignadas. Cada persona usuaria tiene asignado un rol específico que determina las acciones que puede realizar en el sistema. Por ejemplo, un usuario con rol de "Administrador" tendrá acceso a todas las funcionalidades del sistema, mientras que un usuario con rol de "Operador" tendrá acceso limitado a ciertas funcionalidades.

Pregunta: ¿Cuáles son los tipos de sistemas de firma existentes?

Respuesta: En GDE, existen diferentes tipos de sistemas de firma que se pueden utilizar para firmar documentos electrónicos. Estos sistemas incluyen la firma digital, la firma biométrica y la firma electrónica avanzada. Cada sistema tiene sus propias características y requisitos, por lo que es importante elegir el sistema de firma adecuado según las necesidades y regulaciones de cada organización.

Pregunta: ¿Una vez firmado un documento, se puede modificar?

Respuesta: No, una vez que un documento ha sido firmado en GDE, no se puede modificar. La firma del documento garantiza la integridad y autenticidad del mismo, por lo que cualquier modificación posterior invalidaría la firma y comprometería la validez del documento. Es importante revisar y verificar el contenido del documento antes de proceder con la firma.

Pregunta: ¿Qué sucede si hago un pase de un expediente electrónico a un lugar equivocado?

Respuesta: Si se realiza un pase de un expediente electrónico a un lugar equivocado en GDE, es posible revertir el pase y corregir el error. Para hacer esto, es necesario contactar al administrador del sistema o al área encargada de la gestión de expedientes electrónicos en tu organización. Ellos podrán brindarte las instrucciones y asistencia necesaria para corregir el error y redireccionar el expediente al lugar correcto.

Pregunta: ¿Cómo es el procedimiento para la toma de vista de un expediente electrónico?

Respuesta: El procedimiento para la toma de vista de un expediente electrónico en GDE puede variar según las políticas y regulaciones de cada organización. En general, la toma de vista implica solicitar acceso al expediente y obtener autorización para visualizar su contenido. Esto se puede realizar a través del sistema, donde se enviará una solicitud de acceso al responsable del expediente. Una vez autorizado, podrás acceder al expediente y visualizar su contenido de manera segura.

Pregunta: ¿Cómo se incorpora un código de trámite que no se encuentra dado de alta en el sistema?

Respuesta: Si necesitas incorporar un código de trámite que no se encuentra dado de alta en el sistema de GDE, debes contactar al administrador del sistema o al área encargada de la gestión de trámites en tu organización. Ellos podrán brindarte las instrucciones y asistencia necesaria para dar de alta el código de trámite en el sistema y utilizarlo correctamente.

Pregunta: ¿Cuándo es necesario hacer una subsanación?

Respuesta: La subsanación en GDE se realiza cuando se detectan errores o inconsistencias en un documento o expediente electrónico. Es necesario realizar una subsanación cuando se requiere corregir información incorrecta, agregar información faltante o eliminar información irrelevante o duplicada. La subsanación debe ser realizada por la persona usuaria responsable del documento o expediente, siguiendo los procedimientos y regulaciones establecidos en la organización.

Pregunta: ¿Qué significa que los sistemas pueden ser interoperables?

Respuesta: La interoperabilidad en el contexto de los sistemas informáticos se refiere a la capacidad de diferentes sistemas para intercambiar información y trabajar en conjunto de manera eficiente. En el caso de GDE, la interoperabilidad permite la integración y comunicación con otros sistemas y plataformas utilizados por diferentes organizaciones. Esto facilita el intercambio de documentos y expedientes electrónicos entre distintos organismos y agiliza los procesos de tramitación y gestión administrativa.

Pregunta: ¿Un mismo documento puede ser firmado por personas usuarias de distintos ecosistemas?

Respuesta: Sí, en GDE es posible que un mismo documento sea firmado por personas usuarias de distintos ecosistemas. La firma electrónica permite la autenticación y validación de la firma de manera segura, independientemente de la ubicación o el sistema utilizado por las personas usuarias. Esto facilita la colaboración y la firma de documentos entre diferentes organismos o entidades, sin necesidad de trasladarse físicamente o utilizar sistemas específicos.

Espero que esta información te haya sido útil para aprender a buscar un número de expediente en GDE. Si tienes alguna pregunta o si hay algo más en lo que pueda ayudarte, no dudes en dejar un comentario. ¡Estoy aquí para ayudarte!